فرآیند مدیریت پروژه TenStep

نکات کلیدی در مدل فرآیندی: TenStep

• در مدل TenStep، مدیریت پروژه از طریق ده" گام "ضروری صورت می‌پذیرد.
• گام‌ها به طور متوالی به کار گرفته نمی‌شوند. گام‌های 1 و 2 در ابتدا صورت می‌پذیرند و گام‌های 3 الی 10 به طور مکرر در سرتاسر پروژه به کار گرفته می‌شوند.
• گام سوم یک گام کلیدی جهت یکپارچه کردن تمام فرایندها می‌باشد.
• جهت مدیریت پروژه‌های بزرگ معمولاً به هر ده گام نیاز است و برای مدیریت پروژه‌های کوچک‌تر به گام‌های کمتری نیاز است که البته بر اساس اندازه و میزان پیچیدگی پروژه‌ها تعریف و متناسب‌سازی می‌شوند.

• ده گام مدل TenStep عبارتند از:

ü      تعریف پروژه

ü      ایجاد برنامه زمان‌بندی و هزینه

ü      مدیریت زمان‌بندی و هزینه

ü      مدیریت مشکلات و موانع

ü      مدیریت محدوده و شرح خدمات

ü      مدیریت ارتباطات

ü      مدیریت ریسک

ü      مدیریت منابع انسانی

ü      مدیریت کیفیت، سنجه و متریک

ü      مدیریت تدارکات

مدیریت صحیح انتظارات به این معنی است که کلیه ذینفعان از چگونگی پیشرفت پروژه، تغییرات بوجود آمده و همچنین نحوه محقق شدن انتظارات خود آگاهی یابند. جهت مدیریت بهتر و پاسخ دادن به انتظارات ذینفعان بهتر است به موارد ذیل توجه شود.

سعی شود در کلیه موارد با هر یک از ذینفعان در مورد سطح خواسته‌ها و انتظارات آنان توافق رسمی و کتبی حاصل شود.

1. کلیه ذینفعان از تغییرات به وجود آمده در پروژه و تغییر در چگونگی محقق شدن خواسته‌های خود آگاهی یابند
2. در ساختار پروژه سعی شود نظام ارتباطی از حالت فعال به پیش فعال (Proactive) تغییر یابد
3. عملکرد پروژه به طور منظم پایش و کنترل شود
4. در صورت نیاز در طول اجرای پروژه سطح انتظار مورد نیاز هر ذینفع مجدداً تعریف گردد
5. تا جاییکه امکان دارد سعی شود توافقات شکل گرفته با ذینفعان در طول اجرای پروژه رعایت گردد

زمانی که می‌خواهید کار یا فعالیتی را به اعضاء تیم پروژه خود تخصیص دهید، موارد ذیل را می‌بایست به طور کامل و شفاف مشخص نمایید:

• نام فعالیت
• تشریح فعالیت و روند انجام آن
• تاریخ شروع فعالیت و برآورد زمان اتمام آن
• برآورد حجم نفر ساعت مورد نیاز جهت انجام فعالیت
• برآورد هزینه‌ها (اختیاری)
• تاریخ تحویل اقلام قابل تحویل مرتبط
• وابستگی‌ها و روابط بین فعالیت با سایر فعالیت‌ها
• منابع مورد نیاز جهت انجام فعالیت

• دوران مدیریت پروژه‌های فوق بزرگ پایان یافته است
• مدیریت فعالیت‌هایی با حجم بسیار زیاد در قالب انجام یک پروژه بسیار سخت به نظر می‌رسد
• تکینک‌های رایج در این زمینه خرد کردن پروژه‌ها به ابعاد کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر است
• در این تکنیک‌ها هر تیم پروژه وظیفه مدیریت و اجرای بخشی از پروژه را بر عهده داشته اما تمامی کارها می‌بایست طوری مدیریت شوند که کلیه ابعاد پروژه به خوبی مدیریت شود

از تکنیک‌های ذیل می‌توانید جهت برآورد کل پروژه یا قسمتی از فعالیت‌های آن استفاده نمایید.

• Pervious History
• Analogy
• Ratio
• Expert Opinion
• Delphi
• Work Break Down Structure
• Pert
• Parametric Modeling
• Timeboxing
• Function Points

پس از آنکه مجوز شروع پروژه صادر گردید، مدیر پروژه می‌بایست نیازمندی‌های فنی و غیرفنی پروژه را در سطح کلان و خرد به دقت مشخص نماید

مشخص نمودن نیازمندی‌های پروژه به وسیله جمع آوری و استخراج اطلاعات مرتبط شکل می‌گیرد

در این زمینه تکنیک‌های رایجی وجود دارد که به مدیر پروژه کمک می‌کند این نیازمندی‌های را مشخص و اطلاعات وابسته به آنها را استخراج نماید

برخی از این تکنیک‌ها عبارتند از:

• برگزاری جلسات و مصاحبه‌های یک به یک
• برگزاری جلسات و مصاحبه‌های گروهی
• جلسات هم‌اندیشی
• تدوین پرسشنامه
• انجام نمونه‌های آزمایشی

مدیر پروژه مسئولیت نهایی موفقیت و شکست پروژه را بر عهده دارد. مدیر پروژه می‌بایست ابتدا پروژه را به خوبی تعریف نموده و سپس موارد مرتبط با زمان‌بندی و بودجه را کاملاً مشخص نماید. در زمانی که پروژه شروع می­گردد، مدیر پروژه می­بایست به صورت موفقیت آمیزی فعالیت‌های ذیل را کنترل کند:

• مدیریت کلی برنامه زمان‌بندی
• شناسایی، مدیریت و برطرف کردن مشکلات و موانع پروژه
• مدیریت پیش فعالانه شرح خدمات و محدوده پروژه
• انتشار پیش فعالانه اطلاعات به تمامی ذینفعان
• شناسایی، مدیریت و کاهش ریسک­های پروژه
• اطمینان از اینکه راه­ حل‌های ارائه شده و اقلام قابل تحویل تهیه شده از کیفیت مورد انتظار برخوردار هستند