امروزه سازمان ها در حال پیاده سازی فرآیندهای منظم مدیریت پروژه به منظور انجام به موقع پروژه ها در زمان معین, با هزینه تعیین شده و کیفیت مورد نظر می باشند. قسمتی از توانایی های بهتر مدیریت و اجرای پروژه ناشی از وجود یک سری فرآیندهای و عملیات های منظم در ساختار داخلی سازمان می باشد. 

اگر سازمان در یک زمان به مدیریت چند پروژه می پردازد, وجود یک سری استانداردهای رایج در مدیریت پروژه که به مدیران پروژه آموزش کافی و فرآیندهای مناسبی را ارائه کند از اهمیت خاصی برخوردار است. به مراتب هر چه بعاد و اندازه یک سازمان بیشتر باشد, به همان اندازه تعداد پروژه های جاری همزمان در آن بیشتر خواهد بود. در این شرایط وجود یک سیستم ثابت و منظم احساس می شود. بدون وجود چنین سیستمی, ارزشی که نظام مدیریت پروژه با استفاده از متدولوژی های موجود می تواند برای سازمان ارائه نماید, هرگز تحقق نمی یابد. از مدیریت پروژه در سازمان به عنوان یک ابزار توانمند سازی در جهت اجرای موفقیت آمیرز پروژه ها تعبیر می شود. اگر سازمان شما به دنبال وجود راه کارهایی به منظور بهبود توانمندی های نظام مدیریت پروژه خود می گردد, وجود نیروهایی که با این دانش آشنا بوده و از پیاده سازی آن حمایت کنند ضروری می باشد. در این شرایط همچنین برنامه های جامع آموزشی و مدون, فرآیندهای استاندارد, مشاوره و پشتیبانی نیز می بایست وجود داشته باشد. استقرار یا بهبود نظام مدیریت پروژه فعالیتی بلند مدت و زمان بر است. اگر سازمان شما به این نتیجه رسیده است که انجام چنین پروژه ای می بایست حتماً انجام شود, استقرار و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه امری ضروری است.

دفتر مدیریت پروژه به زبان ساده متشکل از مجموعه ای از افراد است که به دنبال پیاده سازی و استقرار نظام مدیریت پروژه هستند. این تعریف, تعریفی است که در متدولوژی PMOStep ارائه گردیده است.سایر نام هایی که در این متدولوژی ارائه شده است عبارت است از: دفتر پروژه, دفتر جامع پروژه ها, مرکز رشد و سرآمدی مدیریت پروژه و یا تیم منابع مدیریت پروژه. در متدولوژی PMOStep, تمامی واژه های فوق با عنوان دفتر مدیریت پروژه (PMO) نام برده می شود.

ذکر این نکته ضروری است که نیاز به داشتن دفتر مدیریت پروژه, به معنی نیاز به وجود یک سیستم بزرگ بروکراتیک با تعداد افراد زیاد نمی باشد. در بعضی از موارد دفتر مدیریت پروژه متشکل از تنها یک فرد پاره وقت ( 50 درصد) می باشد. اما در سایر سازمانهای بزرگ دفتر مدیریت پروژه گاه تا 20 نفر پرسنل تمام وقت دارد. تمامی این موارد صرفاً بستگی به نیازهای سازمان دارد. اگرچه مفهوم دفتر مدیریت پروژه به نوعی در سال های دور نیز وجود داشته است, اما در بسیاری از سازمانها نیاز به وجود دفتر مدیریت پروژه از مشکلات اقتصادی ناشی از سال 2000 پدید آمده است. سازمانهای بزرگ به این نتیجه رسیده بودند که در اسرع وقت نیاز به ایستادگی و مقاومت در برابر  بحران های مالی سال ها اخیر دارند. در این سالها صرفاً پایه های زیرساختی دفاتر مدیریت پروژه با هدف مدیریت پروژه هایی که به منظور کاهش تبعات بحران ذکر شده شروع شده بودند ,به وجود آمد. پس از خاتمه یافتن بحران های سال 2000, بسیاری از این سازمانها, دفاتر مدیریت پروژه به وجود آمده را منحل نموده, اما در این میان گروهی به این نتیجه رسیدند که استفاده از چنین سیستم های متمرکز می تواند در بلند مدت ارزش های فراوانی ایجاد نماید. 

دفتر مدیریت پروژه می تواند خدمات و سرویس های متنوعی بر اساس نیاز سازمان و چشم اندازه مدیران آن داشته باشد. گروهی از این خدمات در بخش های آتی متدولوژی PMOStep ارائه گردیده است. ذکر این نکه ضروری است که تنها در صورتی دفتر مدیریت پروژه می تواند موفق اجرا شود که اجماعی در زمینه خدمات مورد انتظار آن در سازمان وجود داشته باشد. برای مثال طیف معمولی از دفاتر مدیریت پروژه وظیفه مدیریت متدولوژی جامع مدیریت پروژه شامل فرآیندها, فرم ها و الگوها و بهترین شیوه ها را بر عهده دارند. این امر فعالیتی زمان بر و مداوم و همیشگی می باشد. در این میان خدمات دفتر مدیریت پروژه می تواند طیف کمتر یا بیشتری را شامل شود. در چهارچوب متدولوژی PMOStep, تمامی اطلاعات عملیاتی لازم در خصوص نحوه طراحی, استقرار و مدیریت دفاتر مدیریت پروژه ارائه گردیده است. تمامی سازمانهای کوچک و بزرگ می توانند از این متدولوژی استفاده نمایند. در این میان سازمان های کوچک تر به مراتب از خدمات کمتر دفتر مدیریت پروژه و سازمانهای بزرگ تر از خدمات جامع تری استفاده می نمایند.

برای دریافت اطلاعات تکمیلی در خصوص نحوه طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه و متدولوژیPMOStep شرکت TenStep, می توانید با شرکت TenStep ایران تماس حاصل نموده یا با آدرس الکترونیکی آدرس ایمیل جهت جلوگیری از رباتهای هرزنامه محافظت شده اند، جهت مشاهده آنها شما نیاز به فعال ساختن جاوا اسکریپت دارید مکاتبه نمایید.