A1 ارزش مدیریت پروژه(A1.P1) امروزه ارزش و اعتبار بسیاری از سازمانها و شرکت ها ناشی از توانایی در مدیریت موثر پروژه های خود می باشد.در طرف مقابل بسیاری از سازمانها نیز به دلیل عدم صحیح اجرای پروژه های خود مشهور گردیده اند. آیا سازمان شما دارای یکی از ویژگی ها ذیل می باشد؟
نظم و دیسیپلین سازمانی که مدیریت پروژه فراهم می آورد راهی است برای غلبه بر کاستی ها و ضعف ها اشاره شده . برخوردار بودن از نظام جامع مدیریت پروژه هرگز به این معنی نیست که سازمان در آینده دارای مشکل نخواهد بود، ریسک های موجود برطرف خواهد شد و یا هرگز اتفاق ناگواری رخ نخواهد داد . ارزش مدیریت پروژه مناسب و صحیح بر این است که سازمان دارای فرآیندهای استانداردی باشد که آمادگی مقابله با تمام رخداد ها و اتفاقات را داشته باشد. از فرآیندها و تکنیکهای مدیریت پروژه به منظور هماهنگی هرچه بیشتر منابع در جهت دست یافتن به نتایج قابل پیش بینی استفاده می گردد اگرچه، ذکر این نکته ضروری است که مدیریت پروژه دقیقاً علم نبوده و هیچ وقت انتظار تضمین موفقیت آن وجود ندارد چرا که به دلیل اینکه پروژه ها با انسانها و روابط میان آنها تعامل است، همواره سحطی از پیچیدگی و عدم قطعیت وجود دارد که هرگز قابل کنترل نمی باشد. به بیان دیگر مدیریت پروژه هم دانش است و هم هنر . از این رو دانش تلقی می شود که بر فرآیندهای و تکنیکهای تثبیت شده علمی به منظور موفقیت پروژه تکیه دارد و از این رو هنر گفته می شود که همیشه نیازمند ارتباط با افراد بوده و نیازمند آن است که مدیر پروژه مهارت های شهودی و احساسی ویژه ای را در شرایط منحصر به فردی که برخورد می کند بکار ببندد. متدولوژی مناسب مدیریت پروژه چهارچوب، فرآیندها، راهنماها و تکنیکهایی را ارائه می نماید که به مدیریت هرچه بیشتر و بهتر افراد و فعالیت های کاری پروژه کمک می کند. متدولوژی موثر مدیریت پروژه باعث افزایش احتمال موفقیت پروژه و به مراتب ایجاد ارزش برای سازمان، پروژه و مدیر پروژه. معمولاً جهت رسیدن به نقطه ای که سازمان بتواند به صورت موثر و فعالانه به مدیریت پروژه بپردازد زمان زیادی لازم است . و بهای این امر بیشتر از هزینه صرف شده در طول عمر یک پروژه می باشد، ولی در عمل مزایای ذیل عاید سازمان خواهد شد:
بسیاری از پروژه ها دارای مشکلاتی در مدیریت محدوده و شرح خدمات خود هستند که این امر باعث تحمیل کارها و فعالیت های ( برنامه ریزی نشده) و هزینه های اضافی به پروژه می گردد. وجود فرآیندهای بهتر مدیریت پروژه باعث افزایش توانایی در مدیریت موثر تر محدوده و شرح خدمات پروژه می گردد. این امر هرگز به معنای عدم تغییر در محدوده و شرح خدمات پروژه نمی باشد. در حقیقت، این موضوع به معنی این است که تغییر در محدوده و شرح خدمات پروژه امری اجتناب ناپذیر می باشد . هدف از مدیریت مناسب محدوده پروژه تلاش در جهت شناسایی تغییرات در این حوزه و مدیریت تاثیرات ناشی از آنها می باشد
بسیاری از پروژه ها با مشکلات متعددی روبرو بوده که تعدادی از این مشکلات صرفاً به دلیل فاصله زیاد بین نیازها و خواسته های کارفرما و اقلام قابل تحویل ارائه شده از سوی تیم پروژه بوجود می آیند. بهره مندی از یک متدولوژی منظم و مدون باعث برنامه ریزی بهتر پروژه شده و در نهایت می تواند زمینه یکسان سازی توقعات کارفرما و اقلام قابل تحویل پروژه را هر چه بیشتر فراهم آورد
بسیاری از زمانهایی که توسط تیم پروژه به هدر می رود مربوط به برطرف نمودن مشکلات و موانع موجود پروژه ها می باشد. چرا که معمولاً تیمهای کاری پروژه از نحوه برطرف نمودن صحیح مشکلات و موانع آگاهی ندارند . داشتن فرآیندهای پیش فعالانه مدیریت مشکلات و موانع پروژه باعث اطمینان هر چه بیشتر از برطرف شدن سریع تر مشکلات پروژه ها می گردد
شرکت TenStep دارای فرآیندهایی به منظور شناسایی و مدیریت ریسک پروژه می باشد. تاثیر وجود چنین فرآیندهایی باعث شناسایی بهتر مشکلات قبل از وقوع آنها میگردد
بسیاری از مشکلات پروژه را می توان با استفاده از ارتباط پیش فعالانه و چند بعدی شناسایی و جلوگیری کرد. بعلاوه بسیاری از مشکلات و تعارضاتی که در طی دوران عمر پروژه به وقوع می پیوندند، نتیجه علت خاصی نبوده و صرفاً به دلیل وجود اتفاقات ناگوار رخ می دهند. متدولوژی مدیریت پروژه شرکت TenStep با استفاده از سیستم های ارتباط رسمی و غیر رسمی پیش فعالانه باعث وقوع کمتر اتفاقات ناگوار در طول اجرای پروژه می گردد
متدولوژی مدیریت پروژه شرکت TenStep دارای فرآیندهایی در زمینه مدیریت کیفیت می باشد . این فرآیندها به تیم پروژه کمک می کند که درک مناسبی از نیازهای مشتریان و کارفرمایان در قالب مفهوم کیفیت داشته باشند. مادامیکه این نیازها به طور صحیح شناسایی گردند، تیم پروژه نیز می تواند تکنیک های کنترل کیفیت و تضمین کیفیت را در جهت برآورده نمودن بهتر سطح انتظارات مشتریان بکار ببندد
بهبود مدیریت مالی هر پروژه نتیجه تعریف بهتر پروژه، برآورد صحیح تر ، بودجه بندی مدون تر ، و پیگیری بهتر هزینه های واقعی پروژه طبق بودجه تصویب شده می باشد. تمامی این ابزار در نهایت باعث پیش بینی مالی بهتر پروژه و کنترل صحیح آن خواهد گردید
یکی از جنبه های مهم و پیشرفته فرآیندهای مدیریت پروژه شرکت TenStep ایجاد راهنماهایی برای استفاده آسان تر در مورد نحوه جمع آوری سنجه ( معیارهای اندازه گیری ) پروژه می باشد. معیارهای اندازه گیری پروژه باعث شناسایی میزان موثر و کارآمد بودن فعالیت های محوله به تیم پروژه و سطح کیفیت خروجی ها و اقلام قابل تحویل آن می باشد. سنجه ها همچنین کلیه اطلاعات لازم را به منظور اطمینان از میزان موفقیت پروژه در اختیار قرار می دهند.
اگر میزان موفقیت پروژه هایی که در اختیار سازمان می باشد بیشتر باشد، به مراتب مزایای قابل لمس بیشتری در نحوه ارتباط و همکاری با تیمهای کاری پروژه کسب خواهد شد . همچنین این مطلب باعث افزایش بیشتر ارتباط بین کارفرمایان با پروژه ها می گردد و تیم پروژه نیز به نوبه خود علاقه مندی بیشتری در زمینه احساس مالکیت به پروژه پیدا خواهد نمود، روحیه کلی تیم پروژه بالاتر رفته، رفتار حرفه ای تری در پروژه مشاهده می شود و همگی با اعتماد به نفس بیشتری فعالیت های محوله خود را به پایان خواهند رساند . این شرایط از جمله ویژگی هایی است که می بایست حتماً در پروژه نمود عینی پیدا کند . از لحاظ روانشناسی آندسته از افرادی که در پروژهایی که دارای مشکلات متعدد می باشند فعالیت می نمایند تمایل دارند خود را بیشتر ناراحت نشان دهند. به بیان دیگر، افرادی که بر روی پروژه های موفق فعالیت می نمایند، احساس مناسب تری نسب به کار دارند. افرادی که فکر می کنند مدیریت پروژه هزینه اضافی بر دوش سازمان تحمیل می کند این نکته مهم را فراموش می کنند
ذکر این نکته ضروری است که تمامی پروژه های به نوعی مدیریت پروژه می شوند، اما پرسش اینجاست که میزان موثر بودن مدیریت آن چقدر است؟ برای مثال:
خصوصیات کلی هر پروژه در زمانی که از فرآیندهای مدون و منظم مدیریت پروژه استفاده می شود و یا بدون نظم و انظباط خاصی مدیریت می شود هرگز تغییر نخواهد کرد. مفهومی که در طول اجرای پروژه تغییر می کند نحوه برخورد و مدیریت اتفاقهای ایجاد شده در طول اجرای پروژه است
به طور کلی این طور به نظر می رسد که سازمانهایی که دارای فرآیندهای بهتری هستد به مراتب نسبت به سازمانهایی که از این فرآیندها بی بهره اند موفق تر می باشند. سازمانهایی که فرآیندهای مناسب تری دارند و از این فرآیندهای تبعیت می نمایند به عنوان سازمانهای فرآیندهای محور نام برده می شوند. این سازمانها قادر هستند حجم فعالیت های بیشتری را انجام داده و تمایل دارند بر روی فعالیت هایی متمرکز شوند که بیشترین ارزش افزوده را برای آنها به ارمغان خواهد آورد. در این گونه سازمانها همچنین سیستم هایی وجود دارد که به منظور کمک هر چه بیشتر به افراد از جمله مدیران پروژه ایجاد گردیده است. معمولاً روش های متعددی در جهت میزان استفاده سازمان از فرآیندهای استاندارد وجود دارد. یکی از شناخته شده ترین روش های ارزیابی مدل CMMI می باشد که در بخش 0.0.1.1 در مدل تعالی توانایی سازمان ارائه خواهد گردید. (A1.P2) چرا همه افراد از دانش مدیریت پروژه استفاده نمی نمایند؟
بعد از مطالعه این بخش ممکن است تعجب نمایید که چرا همه افراد از روشها و تکنیکهای مناسب مدیریت پروژه استفاده نمی نمایند. ممکن است هر فرد یا مدیر پروژه از خود سوال نماید چرا می بایست از فرآیندهای مدیریت پروژه استفاده شود؟ در پاسخ به این سوال معمولاً دلایل متنوعی ارائه می گردد:
بسیاری از افرادتمایل دارند خود را محوریت موضوعات قرار داده و به شیوه خود عمل نمایند. در بسیاری از موارد شرایط سازمان به گونه ای است که تمایل کلی بر به بحث کذاشتن و باز کردن مشکلات و سپس برطرف نمودن آنها است. در شرایطی که تیم پروژه درخواست تغییری که حدوداً 5 ساعت زمان می برد تحلیل می نماید این روش جواب خواهد داد. اما در پروژه ای که 5 هزار نفر ساعت فعالیت دارد هرگز موثر واقع نخواهد شد. پروژه ها می توانند به مراتب زودتر از موعد خود به اتمام برسند ، در صورتیکه در ابتدا برنامه ریزی شده و به صورت موثر مدیریت گردند.
سازمان دارای تعهد لازم در بکارگیری فرآیندهای مدیریت پروژه نمی باشد معمولاً بسیار مشکل است که مدیر پروژه ای با توانایی ها و مهارت های بالا در سازمانی که به چنین مهارت های اهمیت نمی دهد فعالیت نماید. برای مثال اگر مدیر پروژه سند منشور پروژه را تهیه نموده و کارفرما معتقد باشد که با تهیه آن، وی زمان پروژه را هدر می دهد هرگز جای تعجب نخواهد بود که مدیر پروژه در پروژه های بعدی از چنین روشهایی استفاده ننماید. برای آنکه تلاش های موجود موثر واقع گردد، پشتیبانی و تعهد همیشگی سازمان امری حیاتی می باشد
عدم وجود مهارت های اساسی پایه و مورد نیاز ممکن است این بینش در سازمان وجود داشته باشد که مهارت های مدیریت پروژه ضروری نبوده و نیازی به بهبود این مهارت های دیده نمی شود. در شرایط واقعی و در بسیاری ار موارد از افرادی درخواست می شود که پروژه را مدیریت نمایند که هرگز آموزش های لازم و تجربه کافی برای مدیریت آن را ندیده اند. این افراد در چنین شرایطی و در عمل با مشکلات متعددی روبرو می شوند که هرگز بدون ابزار مناسب یا آموزشهای لازم نمی توانند پروژه را به طور موثر و موفق به پایان برسانند. در این شرایط ممکن است سازمان از وجود دفتر مدیریت پروژه یا سایر بخشهایی که مسئول رشد و بهبود توانایی های مدیریت پروژه می باشند بی بهره باشد. مدیران ارشد سازمان بر این باورند که مدیریت پروژه نوعی استفاده از ابزار است در زمانی که در موضوع مدیریت پروژه با مدیران ارشد سازمان گفتگو می شود ، معمولاً دید اولیه بر این باورست که منظور از مدیریت پروژه پیاده سازی یک سیستم و یا ابزار نرم افزاری بوده که هدف آن کمک به مدیران پروژه با توانایی های بالاتر می باشد، در واقعیت اگر به جای مدیریت پروژه هدف توجیه ارزش استفاده از ابزار باشد در عمل شانس بیشتری جهت توجیه آن وجود خواهد داشت. اگرچه در بعضی از حیطه های مدیریت پروژه مانند نحوه ایجاد زماننبدی پروژه ممکن است از یک ابزار استفاده شود، اما استفاده از این ابزار هرگز جزء ارزش ذاتی و باالقوه مدیریت پروژه نخواهد بود. ارزش واقعی دانش مدیریت پروژه در استفاده از دیسیپلین ها و فرآیندهای منظم و ثابت مدیریت پروژه می باشد
وجود تجربه های ناموفق در گذشته سازمان زمانی که صحبت از پیاده سازی فرآیندها، استفاده از بهترین شیوه ها، و یا الگوهای مدیریت پروژه می شود بلافاصله صحبت از هزینه های بالاسری، کاغذ بازی و اتلاف وقت می گردد. در ابتدا هرگز ارزش ایجاد شده توسط متدولوژی مدیریت پروژه به ذهن مدیران سازمان نخواهد رسید. یکی از انتقاد های رایجی که معمولاً از متدولوژی می شود این است که استفاده از این روش بسیار طاقت فرسا و سنگین بوده، حجم اسناد و مستندات کاغذی پروژه را بالا برده ، و تمرکز زیادی را از اصل فعالیت های اجرایی و فنی پروژه می گیرد بعصی از اوقات این انتقاد ها و نگرانی های منشاء قانونی داشته و بعضی از نگرانی ها مرتبط با عدم تطابق اندازه و مقیاس متدولوژی با سایز پروژه می باشد. برای مثال اگر برای پروژه ای که فقط حدود 250 ساعت تلاش نیاز دارد، مجبور هستید که منشور پروژه ای با ابعاد 15 صفحه تدوین نمایید، با استفاده از چنین روشی به طور حتم مدیریت پروژه در سازمان نابود خواهد شد. اگرچه این موضوع فی نفسه مشکل متدولوژی نبوده و مشکل عدم کاربرد صحیح و نابجای آن است
نگرانی بیش از حد تیم پروژه از کنترل بسیاری از افراد تمایل دارند فعالیت ها و کارهای خود را به صورت خلاقانه و در کمترین حالت نظارت و سرپرستی انجام دهند. بیشترین نگرانی آنها از بکارگیری فرآیندها و تکنیکهای مدیریت پروژه از این رو است که این روش باعث ایجاد سیستم های کنترلی شده و در نهایت باعث از بین بردن خلاقیت و محیط شاداب کار می شود اگرچه ذکر این نکته ضروری است که فرآیندها و رویه های معمول سیستماتیک تا به اندازه ای خلاقیت را در زمانی که بدان نیاز نیست از بین خواهند برد. برای مثال در زمانی که تغییر در شرح خدمات به وجود می آید برای رفع این مشکل عملاً نیازی به خلاقیت وجود ندارد بلکه فقط می بایست از فرآیندهای استاندارد تدوین شده پیروی گردد.
احساس نگرانی مبنی بر از بین رفتن کنترل توسط مدیریت سازمان اگر واقعاً تمایل به ایجاد موثر دیسیپلین های مدیریت پروژه در سازمان وجود داشته باشد، به همان نسبت می بایست سطح مناسبی از اختیارات و کنترل لازم به مدیر پروژه ارائه گردد، بعضی از سازمانها و مدیران میانی آنها تمایل ندارند حیطه کنترل خود را از دست بدهند. معمولاً مدیران میانی سازمان بیشتر به دنبال دادن نقش هماهنگی به مدیران پروژه بوده و تمایل دارند تمامی تصمیمات و کنترل های مرتبط را خود بر عهده داشته باشند. لازم به ذکر است که فرآیندهای رسمی مدیریت پروژه در آندسته از سازمانهایی که در عمل این نگرانی و ترس به طور شایع و مرسوم وجود دارد،هرگز امکان پذیر نخواهد بود. بعضی از این ترسها طبیعی و منطقی می باشد. در صورتیکه بعضی احساسی و غیر طبیعی می باشد. اگرچه این ترسها دلیلی بر تردید در استفاده از مدیریت پروژه می باشد اما می بایست تلاش شود که این گونه مشکلات برطرف گردد بدترین حالت در استفاده از دانش مدیریت پروژه این است که اگر این دانش منجر به افزایش زمان انجام پروژه و یا افزایش بیشتر هزینه و پایین آمدن سطح کیفیت پروژه گردد، هرگز دلیلی بر استفاده از آن وجود ندارد.
در عمل و در حقیقت عکس این قضیه صحیح می باشد. استفاده از تکنیکها و فرآیندهای مدیریت پروژه احتمال و شانس اتمام به موقع پروژه را افزایش داده و باعث می شود پروژه در قالب بودجه و سطح کیفی تعریف شده به اتمام برسد. به بیان دیگر در زمان استفاده از فرآیندهای مدیریت پروژه می بایست بسیار هوشمندانه عمل کرد. هرگز نباید فرآیندها و تکنیکهای لازم که در پروژه ای با ده هزار ساعت کار نیازمند اجرا می باشد،در پروژهای با 200 نفر ساعت استفاده گردد. در طراحی نظام فرآیندهای مورد نیاز مدیریت پروژه می بایست تمامی جنبه های مورد نیاز به منظور نحوه مدیریت و اجرا و بکارگیری صحیح فرآیندها با توجه به شرایط و ویژگی های پروژه در نظر گرفته شود. (A1.P3) روش های تهیه متدولوژی مدیریت پروژهبه منظور استفاده صحیح از متدولوژی مدیریت پروژه ، ابتدا می بایست ارزشی که با استفاده از این ابزار و پس از پیاده سازی فراهم می آید شناسایی گردد. در حقیقت تمامی پروژه ها به نوعی ترکیبی از فرآیندها، رویه ها و الگوهایی مختص خود استفاده می نمایند و ممکن است این طور به نظر برسد که در عمل پروژه دارای متدولوژی مدیریت پروژه مناسبی نیست اما در واقعیت امر به این معنی است که فرآیندهای ضعیف و غیر رسمی در ساختار اجرایی پروژه وجود دارد. اگر پروژه به متدولوژی مناسب مدیریت پروژه نیاز داشته باشد معمولاً در این شرایط دو نوع انتخاب وجود خواهد داشت:
ذکر این نکته ضروری است که اگر سازمان بتواند از یک متدولوژی موجود استفاده نمایید، هنوز می بایست بر اساس نیازهای خود آن را بومی نموده و طراحی نماید. در این حالت امکان استفاده از مزایای حالت اول وجود داشته در حالیکه به طور همزمان هزینه و تلاش کمتری به منظور استفاده از ارزش های زیاد حالت دوم فراهم می گردد [ صفحه قبل-خوش آمدید] [ صفحه بعد- A1.1 مقیاس پذیری, عنصر کلیدی در ارزش فرآیندهای مدیریت پروژه TenStep ] |
