بازبینی اسناد، کنترل کیفی دستورالعمل‌ها، فرآیندها، فرم‌ها و الگوهای مدیریت پروژه سازمان

بسیاری از اقلام قابل تحویل پروژه‌ها در طول چرخه حیات آنها، اسناد و مدارک و رویه‌های مدیریت پروژه می‌باشند. این اسناد شامل:

• منشور پروژه، اسناد مرتبط با شرح خدمات و ساختار شکست کار
• کلیه فرآیندها، فرم‌های مدیریت پروژه و نحوه گردش آنها

• فرمت انواع گزارشات مورد نیاز

• برنامه مدیریت ارتباطات و مدیریت ریسک
و صدها فرمت و دستورالعمل مورد نیاز در حین اجرای یک پروژه می‌باشند.

این اسناد و رویه‌های مهم باعث ارتباط بین تیم مدیریت پروژه، تیم پروژه، کارفرما و کلیه حامیان وذینفعان پروژه خواهد شد.

ذکر این نکته ضروری به نظر می‌رسد که این اسناد و فرمت‌های وابسته به آنها چگونه و با چه درجه کیفی تولید شده و یا چگونه به صورت شفاف و موجز و مختصر ارائه گردند که هرگز در روند انجام پروژه خللی وارد نشود. اگر در نوع و نحوه این اسناد و مدارک و سطح کیفی آنها مشکلاتی ایجاد شود، به مراتب میزان نتایج مورد انتظار از استفاده آنها در طول پروژه بسیار کم رنگ خواهد شد.

شرکت TenStep قادر به ارائه خدماتی در زمینه بررسی سطح کیفی اسناد مدیریت پروژه می‌باشد. این خدمات زمانی دارای اهمیت بیشتر می‌شود که مجموعه‌ای از عوامل بیرونی شامل پیمانکاران جزء، کنسرسیوم‌های متفاوت و … مرتبط با پروژه هستند. ضعف در تولید این اسناد و طراحی آنها می‌تواند مشکلات عدیده‌ای را بین تمامی ذینفعان پروژه ایجاد نماید.

با استفاده از این سرویس خدمات ذیل قابل ارائه خواهد بود:
• بررسی فنی، میزان شفافیت و کاربردی بودن اسناد مدیریت پروژه

• بازخورد فنی مورد نیاز در هر قسمت از اسناد شامل: اعمال نظر در مورد سطح شفافیت اطلاعات و بازخورد در زمینه محتوی هر سند و همچنین رابطه بین محتوی تولید شده و انتظارات مورد نیاز از نوع سند

• ایده‌هایی مبتنی بر بهبود کیفی سطح اسناد ارائه شده در پروژه‌های آتی

ضعف در تولید اسناد و مدارک مورد نیاز در مدیریت هر پروژه باعث اتلاف هزینه بسیار زیاد، عدم درک صحیح افراد و دوباره کاری می‌گردد.