بسیاری از سازمانها به سرعت در حال مستندسازی و ثبت فرآیندهای جاری خود با استفاده از ابزارها وفرآیندهای خاص خود می باشند. متدولوژی Process Step جهت تعریف و مستندسازی فرآیندهای کسب و کار سازمان ( قابل استفاده در فرآیندهای مدیریت پروژه) ایجاد شده و به سرعت آندسته از محدوده های سازمان که قابلیت بهبود و استقرار Best Practice (بهترین شیوه ) را دارد ، شناسایی می نماید. این متدولوژی باعث ایجاد اطلاعات دقیق مرتبط با هر فرآیند شده و تمرکز ویژه ای بر تدوین شرح وظایف مالکین هر فرآیند دارد.
برخی از مواردی که سازمان در این موارد دریافت می نماید عبارت است از:
- مستندسازی و تهیه نقشه های اصلی استقرار فرآیندها
- شناسایی فرآیندهای مورد نیاز جهت مدل سازی و اولویت بندی آنها
- تدوین شاخصه های مورد نیاز در چگونگی و میزان ارزیابی عملکرد بخش، واحد، حوزه فعالیت و …
- مستندسازی اهداف بخش، واحد و یا مجموعه ای که بر اساس آن فرایندها مدل خواهند شد
- بررسی میزان و نحوه انطباق فرآیندهای موجود با اهداف بخش و کارکرد آنها
- مستندسازی و نهایی سازی شرح محدوده، وظایف بخش یا ستاد
- ایجاد نقشه های فرآیندی متناسب با فرآیند مذکور
- تعیین اولویت و فهرست فرآیندهای مورد نیاز جهت مدل سازی
- شناسایی مالکین فرآیندهای اصلی
- جمع آوری و مستندسازی ضوابط و دستورالعمل های مرتبط با بخش و تحلیل ارتباط آنها با فرآیندهای موجود
- شناسایی و تدوین محدوده های کلیدی عملکرد KPA و شناسه های کلیدی عملکردKPI مرتبط با بخش، حوزه، محدوده فعالیت و ..